12 Aturan Etika Mengirim Email Profesional, Pekerja Perlu Tahu!

Kebanyakan pekerja profesional menggunakan email setiap hari untuk berkomunikasi dengan atasan, rekan kerja, atau mungkin klien. Mengembangkan pemahaman menyeluruh tentang aturan etika mengirim email profesional akan sangat membantu Bunda dalam dunia kerja.

Mematuhi perilaku sosial yang dapat diterima secara umum saat menggunakan email dapat membantu Bunda berkomunikasi lebih efektif.

Etika mengirim email memacu pada bagaimana seseorang harus berperilaku saat menulis, menjawab, dan mengirim email. Mengetahui etika dasar mengirim email dapat memastikan bahwa Bunda dianggap profesional dan percaya diri saat menulis email dalam berbagai situasi.

12 Aturan Etika Mengirim Email Profesional

Berikut adalah beberapa aturan etika yang paling dasar untuk mengirim email profesional yang perlu Bunda ketahui:

1. Menggunakan Alamat Email Profesional

Jika membalas email kantor, gunakan alamat email yang diberikan oleh perusahaan. Jika membalas email profesional di luar pekerjaan, buatlah email profesional yang menyertakan nama Bunda sehingga penerima dapat dengan mudah melihat siapa yang mengirim email. Pastikan untuk memilih email yang dapat mengamankan pesan dari potensi ancaman dunia maya.

2. Perhatikan Nada

Menjaga nada profesional dalam email adalah komponen penting lainnya dari etika mengirim email yang baik. Meskipun mengenal orang tersebut dengan baik, berusahalah untuk tetap profesional saat berkorespondensi mengenai topik bisnis.

3. Pilih Baris Subjek yang Ringkas

Saat menulis email profesional, pastikan baris subjek jelas dan mudah dipahami. Hal ini dapat membantu menyampaikan dengan cepat kepada penerima tentang isi email dan memastikan bahwa email Bunda benar-benar dibuka oleh penerima.

4. Persingkat atau Sembunyikan URL

Untuk membantu menjaga isi pesan tetap ringkas, pertimbangkan untuk mempersingkat URL yang panjang. Ada serangkaian alat daring yang dapat memberi Bunda tautan singkat ke berbagai situs web.

Bunda juga dapat membuat hyperlink pada teks, artinya Bunda bisa memilih serangkaian kata normal di email Bunda yang mengarahkan pembaca ke link tersebut ketika mereka mengkliknya.

5. Periksa Ejaan Nama Penerima

Memastikan bahwa Bunda mengeja nama penerima dengan benar penting untuk etika email yang baik. Mengeja nama penerima dengan benar menunjukkan rasa hormat dari perhatian terhadap detail.

Sebelum mengirim pesan, periksa kembali apakah Bunda telah mengeja nama depan dan belakang penerima dengan akurat, beserta detail lainnya seperti jabatan atau nama perusahaan mereka.

6. Buat Daftar Segmen Email

Buatlah daftar segmen kontak email, artinya daftar berbeda berdasarkan kategori. Misalnya, Bunda dapat membuat segmen unik untuk anggota tim, vendor, dan klien. Membuat daftar segmen ini dapat mempermudah Bunda menghubungi sekelompok orang secara bersamaan.

7. Minimalkan Penggunaan Emoji

Hindari menyertakan emoji atau animasi lain di email profesional karena terkadang terlihat terlalu kasual. Jika ingin membuat email tampak lebih bersahabat, coba tambahkan frasa yang sopan. Hanya gunakan emoji atau animasi saat berkomunikasi dengan rekan kerja dalam cara yang lebih informal, misalnya jika rangkaian email berkaitan dengan pesta kerja atau sudah menyertakan gambar-gambar lucu.

8. Hanya Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Sebelum menyertakan lampiran di email, pastikan lampiran tersebut diperlukan untuk email tertentu yang dikirim. Jika sebuah dokumen hanya memiliki satu atau dua kalimat, pertimbangkan untuk memasukkannya ke dalam isi email daripada mengirimkan lampiran.

Melansir dari laman indeed, pastikan juga untuk menyebutkan lampiran di email sehingga penerima tahu bahwa Bunda sengaja mengirimkannya.

9. Balas Secepat Mungkin

Cobalah untuk memprioritaskan email yang masuk sehingga Bunda dapat menentukan email mana yang membutuhkan tanggapan tercepat. Bunda mungkin perlu mempertimbangkan untuk mengembangkan folder internal dalam penyedia email untuk membantu mengatur email berdasarkan folder mana yang memerlukan balasan lebih cepat.

10. Periksa Kolom Penerima

Pastikan Bunda mengirim email kepada orang yang tepat. Saat menggunakan sistem email internal perusahaan, Bunda dapat dengan mudah mengirim pesan secara tidak sengaja ke orang yang salah, terutama jika beberapa orang dalam perusahaan memiliki nama yang mirip atau identik.

Pastikan untuk memeriksa ulang apakah Bunda memiliki alamat email penerima yang benar sebelum menekan tombol kirim.

11. Koreksi Email

Sebelum mengirim email, koreksi email setidaknya sekali untuk memastikan kebenarannya dan mencakup semua informasi yang diperlukan.

Pastikan setiap kalimat jelas dan profesional, Bunda mungkin juga merasa terbantu dengan membacakan pesan dengan lantang atau meminta orang lain untuk meninjaunya sehingga Bunda dapat melihat email dengan lebih objektif.

12. Perhatikan Tanda Baca

Melansir dari laman Forbes, email bisa menjadi cara berkomunikasi yang santai, sehingga Bunda tergoda untuk menambahkan beberapa tanda seru atau menggunakan huruf besar semua untuk penekanan.

Sebaliknya, huruf besar semua memberikan kesan bahwa Bunda sedang berteriak dan terlalu banyak tanda seru akan terkesan terlalu antusias atau tidak tulus. Tentu saja, menghindari bahasa gaul.

Nah, itulah beberapa aturan etika dalam mengirim email profesional yang perlu Bunda ketahui dalam dunia kerja. Semoga bermanfaat, ya, Bunda.

Bagi Bunda yang mau sharing soal parenting dan bisa dapat banyak giveaway, yuk join komunitas HaiBunda Squad. Daftar dan klik di SINI. Gratis!